Gelangensbestätigung – neue Regelungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Ursprünglich beabsichtigte die Finanzverwaltung die bisherigen Buch- und Belegnachweise für die Steuerbefreiung des innergemeinschaftlichen Lieferverkehrs ab dem 01. Januar 2012 neu zu regeln. Alle bisher geltenden Nachweise sollten damit abgeschafft und durch die Gelangensbestätigung ersetzt werden. Diese radikale Maßnahme hat zu einem Aufschrei in der deutschen Wirtschaft geführt worauf die Finanzverwaltung von ihrem bisherigen Vorhaben in einigen Punkten zurückgewichen ist. Der Bundesrat hat nunmehr die erneute Änderung der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung beschlossen.

Alternativ zur Gelangensbestätigung werden nach der Änderung auch andere Nachweise zugelassen. Die Änderungen treten grundsätzlich zum 01. Oktober 2013 in Kraft. Bis dahin kann noch die alte Rechtslage – ohne Gelangensbestätigung – angewandt werden.

Im Folgenden möchten wir Ihnen die Neuerungen kurz skizzieren. Des Weiteren bieten wir Ihnen gerne an, diese Neuerungen in Ihrem Hause zu präsentieren. Der Zeitrahmen hierfür beläuft sich auf ungefähr eine Stunde und unsere Präsentation richtet sich insbesondere an Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung und im Vertrieb. Bei Interesse sprechen Sie uns bitte an, damit wir einen individuellen Termin mit Ihnen vereinbaren können.

I. Gelangensbestätigung nach § 17a Abs. 2 UStDV

Wer als Unternehmer die Umsatzsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen in Anspruch nehmen möchte, muss den Nachweis für eine solche Lieferung anhand eindeutiger und leicht nachprüfbarer Belege erbringen. Per Definition in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist dieser Nachweis anhand eines Doppels der Rechnung nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes und einer Gelangensbestätigung erbracht. Die Gelangensbestätigung hat dabei folgende Angaben zu enthalten:
Den Namen und die Anschrift des Abnehmers.
Die Menge des Gegenstandes der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung.
Bei Beförderung/Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer: Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet.
Bei Beförderung durch Abnehmer (Abholfall): Ort und Monat des Endes der Beförderung des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet.
Das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
Die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.
Im Gegensatz zu den früheren Regelungen zur Gelangensbestätigung sind nun zusätzliche Vereinfachungen in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung geregelt.
Die Unterschrift des Abnehmers kann auch durch eine von ihm zur Abnahme beauftragte Person (z. B. selbständiger Lagerhalter) geleistet werden. Dabei ist zu beachten, dass ein Spediteur keine zur Abnahme beauftragte Person sein kann. Daher ist dessen Unterschrift auf der Gelangensbestätigung irrelevant.
Die Gelangensbestätigung kann elektronisch übermittelt werden. Ist dies der Fall, entfällt die Voraussetzung der Unterschrift des Abnehmers, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung tatsächlich von dem Abnehmer oder dessen Beauftragten herrührt.
Eine Gelangensbestätigung muss nicht für jede einzelne Lieferung erstellt werden. Es reicht, wenn Sammelbestätigungen für Lieferungen eines Quartals an einen Abnehmer erstellt werden.
Die Gelangensbestätigung kann grundsätzlich formfrei erfolgen. Auch kann sie aus mehreren Dokumenten bestehen.

II. Alternativnachweise zur Gelangensbestätigung

Anstatt der Gelangensbestätigung können die Nachweise für eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung auch mit weiteren Belegen, sowie jeweils einem Doppel der Rechnung erbracht werden.

Anstatt der Gelangensbestätigung kann der Nachweis beispielsweise durch einen handelsüblichen Frachtbrief erfolgen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass dieser Frachtbrief vollständig ausgefüllt ist. Bei einem CMR-Frachtbrief ist daher die Empfängerunterschrift in Feld 24 zwingend.

Auch durch einen anderen handelsüblichen Beleg, insbesondere die Bescheinigung des beauftragten Spediteurs, dass die Ware im EU-Ausland abgeliefert wird, oder die Versicherung des beauftragten Spediteurs in Abholfällen, dass dieser die Ware in das EU-Ausland befördern oder versenden wird, kann als Alternativnachweis gelten. Zu beachten ist jedoch, dass bei Abholfällen die alleinige Versicherung des Spediteurs die Ware in das EU-Ausland zu transportieren nicht ausreicht. Vielmehr muss zusätzlich ein Nachweis über die Bezahlung des Liefergegenstandes von einem Bankkonto des Abnehmers erbracht werden.

Ein weiterer Alternativnachweis ist ein sogenanntes Tracking- und Tracing-Protokoll. Neben einer elektronischen oder schriftlichen Auftragserteilung genügt ein von einem Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Warentransport lückenlos bis zur Ablieferung des Empfängers im EU-Ausland nachweist als Alternative zur Gelangensbestätigung.

Bei Postsendungen, bei denen ein Tracking und Tracing nicht möglich ist, genügt die Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der Ware an den Abnehmer und ein Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.

Daneben gibt es noch weitere Vorschriften zu der Beförderung im gemeinschaftlichen Versandverfahren, der Lieferung verbrauchssteuerpflichtiger Waren und der Lieferung von Fahrzeugen.

Im Ergebnis kann festgestellt werden, dass ausschließlich bei Beförderungsleistungen durch den Lieferanten oder den Abnehmer (Abholfall) die neue Gelangensbestätigung die einzige Möglichkeit ist, die innergemeinschaftliche Lieferung nachzuweisen. Dabei wurden die Voraussetzungen für die Gelangensbestätigung jedoch entschärft. In allen anderen Fällen sind Alternativmöglichkeiten zulässig. Insbesondere das Tracking und Tracing dürfte hier eine praxisnahe Alternative darstellen, die heutzutage bei Spediteuren und Kurierdiensten als Standard angewandt wird.

Bei detaillierten Fragen zur Gelangensbescheinigung oder zur Umsetzung der notwendigen Änderungen Ihrer Prozesse im Unternehmen, sprechen Sie uns bitte an. Ihr Ansprechpartner in unserem Hause ist

WP/StB Kai Arnold
k.arnold@zacharias-demmer.de
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